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Circolare - 10/03/2020

Smart working: procedura temporaneamente semplificata

Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del DPCM 25 febbraio 2020 (in allegato) è stata prevista, in via transitoria, la possibilità di gestire con modalità semplificate l’attivazione dello smart working nelle 6 Regioni indicate dal DPCM in quanto toccate dall’emergenza sanitaria da Coronavirus.

Il DPCM 1 marzo 2020 ha esteso a tutte le imprese presenti sul territorio nazionale la possibilità di adottare la modalità di lavoro agile anche senza uno specifico accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore, per tutta la durata dello stato di emergenza (31 luglio 2020).

Sottolineiamo che il Decreto non prevede deroghe all'obbligo di comunicazione preventiva, pertanto, i datori di lavoro che intendono adottare lo smart working ai sensi degli artt. 18 e ss. della Legge 81/2017 dovranno comunque effettuare la procedura di comunicazione on line  ma, nella procedura telematica d’emergenza, l'accordo individuale non è più necessario.

 

MODALITA' DI ATTIVAZIONE SEMPLIFICATA 

 

1) Comunicazione

La  procedura semplificata attiva fino al 31 luglio 2020, consente il caricamento, con un unico flusso, di comunicazioni relative a più lavoratori. L'applicativo è accessibile tramite SPID o credenziali Cliclavoro.

In sostanza, l'Aziende accedono al sito https://www.cliclavoro.gov.it/Aziende/Pagine/Smart-working.aspx  e, con la nuova modalità massiva semplificata, caricheranno un file Excel (formato xlsx), con i seguenti dati:

· codice fiscale del datore di lavoro

· codice fiscale del lavoratore e suoi dati anagrafici

· posizione assicurativa territoriale INAIL 

· data inizio e fine del periodo di validità dell’accordo di smart working

 

2) Sicurezza

Al lavoratore in lavoro agile va consegnata l’informativa in materia di sicurezza (anche via mail) ricorrendo eventualmente anche alla documentazione fornita dall’INAIL (diisponibile in allegato).

 

3)  Accordo tra le parti

Sebbene non sia previsto l'obbligo di un accordo scritto tra le parti, è necessario stabilire comunque una disciplina per la gestione delle attività di lavoro in modalità smart, al fine di evitare problematiche gestionali successive, per la quale si può trarre spunto dalle indicazioni a seguire.

 

COSA E’ LO SMART WORKING (O LAVORO AGILE)?

 

Regole generali

Lo smart working, disciplinato dagli artt. 18 e seguenti della Legge 81/2017, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

La prestazione lavorativa viene eseguita in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, ma nel rispetto dei limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dai CCNL. Normalmente viene indicata una fascia temporale giornaliera nell'arco della quale deve essere effettuata la prestazione prevista contrattualmente.

Per la fase di emergenza è possibile stabilire che l'intera prestazione lavorativa settimanale venga svolta, nei luoghi concordati con l'Azienda, in modalità smart con orari corrispondenti al normale orario di lavoro.

 

Accordo tra le parti

La normativa prevede che l’accordo debba essere stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova (previsione che – in questa fase – è oggetto di deroga).

L’accordo deve disciplinare l'esecuzione della prestazione lavorativa svolta all'esterno dei locali aziendali, le modalità di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, gli strumenti utilizzati dal lavoratore, i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative per garantire il diritto alla disconnessione.

Sono necessari, inoltre, i dati identificativi del lavoratore.

L’accordo deve inoltre indicare se si tratta di un accordo di smart working temporaneo oppure a tempo indeterminato (nel caso delle attivazioni in stato di emergenza, la previsione è solo temporanea).

In questa fase emergenziale non è previsto l'obbligo di accordo scritto tra le parti da allegare alla comunicazione, ma è necessario che vi sia comunque una regolamentazione aziendale che dia indicazioni in merito all'utilizzo degli strumenti tecnologici a disposizione ed alla gestione dell'attività lavorativa al fine di evitare problematiche future.

 

Trattamento economico e normativo del lavoratore

Il lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato in attuazione dei CCNL nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda.

 

Sicurezza sul lavoro

Il datore di lavoro è responsabile del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati ai lavoratori che operano in smart working, ne garantisce la salute e la sicurezza e, a tal fine, consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

In occasione dell’attuale situazione di emergenza, il DPCM 25 febbraio 2020 (in allegato) stabilisce che gli obblighi di informativa sulla sicurezza previsti dalla legge 81/2017 sono assolti in via telematica (invio via mail al dipendente) anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’INAIL che qui riproponiamo in allegato.

 

Assicurazione obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali

Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all'esterno dei locali aziendali.

 

PUNTI DI ATTENZIONE:

Nell’attivare lo smart working è necessario avere una infrastruttura tecnologica adeguata per garantire l’agevole gestione dell’attività lavorative in remoto, ferma restando la sicurezza dei dati per evitare di incorrere in rischi connessi alla violazione della privacy e/o alla sicurezza dei dati aziendali

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